🛡️ Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK): İşveren Kuralları
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), çalışanların ve iş başvurusunda bulunan adayların kişisel verilerinin işlenmesi süreçlerinde işverenlere önemli yükümlülükler getirmektedir. Bu yükümlülüklerin ihlali, ciddi idari para cezalarına ve itibar kaybına yol açabilmektedir. İşte işverenlerin KVKK kapsamında dikkat etmesi gereken temel kurallar:
- 📝 Aydınlatma Yükümlülüğü: İşverenler, kişisel veri işlemeden önce ilgili kişileri (çalışanlar, iş başvuru adayları vb.) veri işleme amaçları, verilerin kimlere aktarılacağı, veri toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili hakları konusunda aydınlatmakla yükümlüdür. Aydınlatma metinleri açık, anlaşılır ve kolay erişilebilir olmalıdır.
- ✅ Veri İşleme Şartları: Kişisel veriler, KVKK'da belirtilen hukuki sebeplerden birine dayanarak işlenmelidir. Bu sebepler arasında ilgili kişinin açık rızası, kanunda açıkça öngörülmesi, sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri yer almaktadır.
- 🔒 Veri Güvenliği: İşverenler, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almakla yükümlüdür. Bu tedbirler arasında erişim yetkilendirmesi, şifreleme, veri maskeleme, güvenlik duvarları, saldırı tespit ve önleme sistemleri, düzenli güvenlik açığı taramaları ve veri kaybı önleme sistemleri yer alabilir.
- 🗂️ Veri Envanteri: İşverenler, işledikleri kişisel verileri, veri kategorilerini, veri işleme amaçlarını, veri saklama sürelerini, veri aktarımı yapılan alıcı gruplarını ve alınan teknik ve idari tedbirleri içeren bir veri envanteri oluşturmak ve güncel tutmakla yükümlüdür.
- 📞 Veri Sorumlusu Siciline Kayıt (VERBİS): Belirli kriterleri sağlayan işverenlerin, Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) tarafından tutulan Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıt olması gerekmektedir. Kayıt yükümlülüğü, veri işleme faaliyetlerinin şeffaflığını ve hesap verebilirliğini sağlamayı amaçlamaktadır.
- 📜 Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Sağlık bilgisi, dini inanç, siyasi düşünce, felsefi inanç, ırk, etnik köken, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler gibi özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, KVKK'da daha sıkı kurallara tabidir. Bu tür verilerin işlenmesi genellikle ilgili kişinin açık rızasını gerektirir.
- ⏳ Veri Saklama Süreleri: Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanmalıdır. Amacın ortadan kalkması halinde, verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir. İşverenler, her bir veri kategorisi için saklama sürelerini belirlemeli ve bu sürelere uygun hareket etmelidir.
- 🚨 Veri İhlali Bildirimi: Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak elde edilmesi veya işlenmesi halinde (veri ihlali), işverenlerin durumu en kısa sürede Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirmesi gerekmektedir. Ayrıca, ilgili kişilerin de veri ihlalinden etkilenme olasılığı varsa, onlara da bildirimde bulunulmalıdır.
💼 İşverenlerin KVKK Uyum Süreci
KVKK'ya uyum, sürekli bir süreçtir ve işverenlerin bu süreci yönetmek için aşağıdaki adımları izlemesi önemlidir:
- 🔍 Mevcut Durum Analizi: İşverenler, mevcut veri işleme faaliyetlerini detaylı bir şekilde analiz ederek, KVKK'ya uyumsuzluk alanlarını tespit etmelidir.
- ✍️ Politika ve Prosedürlerin Oluşturulması: Aydınlatma metinleri, açık rıza formları, veri saklama ve imha politikaları, veri güvenliği politikaları gibi KVKK'ya uygun politika ve prosedürler oluşturulmalıdır.
- 🧑🏫 Çalışanların Eğitimi: Çalışanların KVKK konusunda bilinçlendirilmesi ve eğitilmesi, veri güvenliğinin sağlanması açısından kritik öneme sahiptir.
- ⚙️ Teknik ve İdari Tedbirlerin Uygulanması: Veri güvenliğini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmalı ve düzenli olarak güncellenmelidir.
- 🤝 Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi: Tedarikçiler, hizmet sağlayıcılar ve diğer üçüncü taraflarla yapılan sözleşmelerin KVKK'ya uygunluğu kontrol edilmeli ve gerekli düzenlemeler yapılmalıdır.
- ✅ Denetim ve İzleme: KVKK uyum sürecinin etkinliğini değerlendirmek için düzenli olarak denetimler yapılmalı ve iyileştirme alanları tespit edilerek gerekli önlemler alınmalıdır.
